Rola poczty elektronicznej w firmie

Poczta elektroniczna jako główne narzędzie wymiany informacji w firmie

Dobrze zorganizowana komunikacja stanowi podstawę sprawnie działającego zespołu. Głównym stosowanym przez przedsiębiorstwa narzędziem do wymiany informacji i danych pozostaje poczta elektroniczna, która w ciągu ostatnich kilkunastu lat znacznie zmieniła swoje oblicze. Jest to wygodny i tani sposób porozumiewania się, który umożliwia natychmiastową wymianę informacji i jednocześnie zapewnia dobrą organizację pracy. Wraz z rozwojem techniki i standardów biurowych poczta elektroniczna stała się podstawowym narzędziem komunikacji, wykorzystywanym przez firmy niezależnie od ich branży. Dziś trudno sobie wyobrazić firmę czy placówkę publiczną nie korzystającą z poczty elektronicznej, zarówno w kontaktach z kontrahentami, klientami, jak i do komunikacji wewnętrznej.

Niezależnie od dostawcy, każdy rodzaj poczty elektronicznej oferuje podobne funkcjonalności, czyli przesyłanie wiadomości tekstowych oraz załączników. Co zatem powinno być wyznacznikiem przy wyborze poczty elektronicznej? Podstawową kwestią jest wybór opcji, która będzie nie tylko wygodna, ale przede wszystkim bezpieczna.

Bezpieczeństwo jako główny wyznacznik przy wyborze poczty elektronicznej

Bezpieczeństwo powinno był głównym wyznacznikiem przy wyborze poczty elektronicznej, gdyż jest ono narzędziem wymiany informacji narażonym na największe niebezpieczeństwa, takie jak złośliwe oprogramowanie lub spam. Poczta elektroniczna stanowi najłatwiejszą drogę do przedostania się złośliwego oprogramowania do komputera np. poprzez kliknięcie na link zawarty w wiadomości lub poprzez otwarcie załącznika. Niewystarczająca wiedza lub niedostateczna ostrożność po stronie użytkownika sprawia, że takich zagrożeń nie da się uniknąć. Dlatego dostawcę poczty elektronicznej powinno się wybierać po dokonaniu analizy bezpieczeństwa, jakie dany dostawca może zapewnić naszej poczcie. Wyboru dostawcy w żadnym przypadku nie powinno się zostawiać przypadkowi lub wybierać najtańszej oferty. Różne opcje poczty o podobnym zakresie oferowanych „widocznych” funkcjonalności mogą mieć zupełnie inne zabezpieczenia i możliwości ich konfigurowania.

Bezpieczeństwo dzięki Microsoft

Poczta Microsoft jest wyposażona w zaawansowaną ochronę przed spamem. Systemy Microsoft nieustannie analizują i gromadzą adresy serwerów wysyłających niepożądane wiadomości, ich adresatów i niepożądane treści. W przypadku wykrycia próby wpływu takiej wiadomości na skrzynkę użytkownika, system przekierowuje ją do kwarantanny lub wysyła użytkownikowi monit informacyjny. Dodatkowo, dostarczana poczta jest skanowana pod kątem złośliwego oprogramowania i linków przed jej dostarczeniem do skrzynki użytkownika. W przypadku wykrycia zagrożeń wiadomość zostaje przekierowana do kwarantanny lub użytkownikowi zostaje wysłany monit informacyjny.

Poczta Microsoft posiada też szereg zabezpieczeń przed zagrożeniami płynącymi z zewnątrz, czyli niepożądanymi działaniami użytkownika. Jest to przede wszystkim:

– zablokowanie możliwości wysyłania poczty poza organizację,

– tworzenie reguł związanych z dostarczaniem i odbiorem poczty,

– w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń – możliwość zdefiniowania automatycznej  reakcji,

– raportowanie i możliwość analizy związanej z przepływem poczty,

– możliwość zablokowania wysyłania określonych typów plików lub plików o określonym rozmiarze,

– wykrywanie informacji poufnych.

Poza bezpieczeństwem bardzo istotna jest wygoda korzystania. Współcześnie miejsce pracy staje się pojęciem abstrakcyjnym – w dalszym ciągu najczęściej pracujemy z biura, ale musimy mieć zagwarantowaną ciągłość pracy w trakcie podróży służbowych lub pracy w domu. Zsynchronizowana na wielu urządzeniach poczta e-mail to współczesny standard, bez którego ciężko sobie wyobrazić efektywność pracy. Dzięki temu, że nasza korespondencja jest przechowywana na bezpiecznym serwerze chmurowym, mamy do niej dostęp z każdego miejsca z dostępem do internetu i w każdym czasie. Niezależnie kiedy i na jakim urządzeniu pracujemy, zawartość skrzynki pocztowej jest zsynchronizowana i zgodna ze stanem rzeczywistym. I nie tylko samej skrzynki pocztowej – kalendarze i kontakty również są automatycznie synchronizowane i dostępne przy każdym zalogowaniu się.

 

Chcesz poznać więcej możliwości, jakie oferuje poczta Microsoft? Wypełnij zgłoszenie i umów się na niezobowiązującą konsultację telefoniczną z naszym specjalistą.