Efektywny dzień w biurze. Część 2

Jest 08:30, a ja już odpowiedziałam na najważniejsze maile, przejrzałam i przeorganizowałam kalendarz. I wypiłam pół kawy. 🙂

O 10:00 mam spotkanie zarządu. Żeby w nim uczestniczyć. Prezes jest za granicą, dlatego odbędzie się ono online. Mimo, że wszyscy jesteśmy bardzo zajęci, ustalenie terminu spotkania zajęło nam kilka chwil i odbyło się online. Dzięki funkcji nakładania kalendarzy w Outlook w jednym miejscu widzimy swoją dostępność. W celu zorganizowania spotkania wystarczy wybrać wolny dla wszystkich termin i wysłać wszystkim zaproszenie na spotkanie online z wykorzystaniem aplikacji Skype dla firm.

kalendarz

Zaproszenie na takie spotkanie rozsyłane jest drogą e-mail. Jego zaakceptowanie automatycznie rezerwuje termin w moim kalendarzu, a już kilkanaście minut przed spotkaniem otrzymuję alerty informacyjne.

kalendarz3

Żeby dołączyć do spotkania wystarczy kliknąć na link znajdujący się w wydarzeniu w kalendarzu.

kalendarz2

Dzięki funkcji dostępnej w Skype dla firm zazwyczaj nagrywam spotkania zarządu. W ich trakcie nie zawsze mam czas na sporządzenie protokołu, mając nagranie mogę je przygotować później bez obaw, że coś umknęło mojej uwadze. Oczywiście, nagranie odbywa się za zgodą wszystkich uczestników – informuje ich o tym komunikat pojawiający się w oknie rozmowy.

Jeżeli w trakcie konferencji online chcę pokazać innym uczestnikom informacje, które widzę na swoim pulpicie, a których nie mogę z nimi współdzielić w inny sposób, jednym kliknięciem mogę udostępnić im widok swojego pulpitu. Z funkcji tej korzystam nie tylko w trakcie konferencji w Skype dla firm. Jest ona szczególnie pomocna jeżeli mam jakiś problem i potrzebuję szybkiej pomocy działu wsparcia technicznego. Udostępniam swój pulpit, umożliwiam konsultantowi IT zarządzanie swoim ekranem i mogę obserwować jak rozwiązuje to, czego nie byłam w stanie zrobić sama. Mogę też w tym czasie zająć się innymi obowiązkami nie tracąc czasu na oczekiwanie na usunięcie nieprawidłowości technicznej.

skype1

Dzisiejsze spotkanie zarządu jest dla mnie szczególnie ważne. Przygotowałam prezentację PowerPoint na temat zwiększenia szans sprzedaży dzięki wprowadzeniu nowego systemu sprzedaży i będę ją dziś prezentować z wykorzystaniem Skype dla firm.