Efektywny dzień w biurze. Część 1

Niezależnie od tego, czy mówimy o wielkiej korporacji, czy firmie z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, dzień pracy wszędzie zaczyna się tak samo – od dobrej, aromatycznej kawy. Osobiście lubię być w pracy wcześniej, póki jeszcze bez problemu mogę znaleźć miejsce na parkingu, a w biurze nie panuje codzienny zgiełk. Zaparzam sobie filiżankę ulubionego napoju, siadam przy biurku i uruchamiam komputer.

Podstawowe narzędzia mojej pracy uruchamiają się wraz z odpaleniem komputera. Pierwsze z nich, Outlook, to przede wszystkim poczta. Swojego dnia pracy nie muszę zaczynać od przeczytania zaległych wiadomości. Dostęp do nich mam praktycznie cały czas, na kilku wybranych urządzeniach moblinych (laptopie, tablecie, telefonie), wszędzie tam, gdzie mam internet. Wszystkie wiadomości docierają do mnie na bieżąco. Mogę je odczytywać i odpisywać na nie w godzinach swojej pracy lub wtedy, kiedy mam na to ochotę. Zawsze jestem na bieżąco, bo niezależnie od tego, z jakiego urządzenia korzystam, mam w nim zsynchronizowane dane wraz z całą historią korespondencji, którą mogę edytować i udostępniać lub tworzyć nowe efekty swojej pracy.

img_3693small

Kawa nie zdążyła wystygnąć, a ja odpowiedziałam już na najważniejsze widomości. Ale Outlook to nie tylko poczta. To szereg innych informacji i funkcji, które znacznie usprawniają moją pracę. Ciekawe jaka w tym tygodniu będzie pogoda? Żeby się tego dowiedzieć nie muszę tracić na to dodatkowego czasu ani uruchamiać żadnej innej aplikacji. Po prostu przechodzę do funkcji kalendarza w Outlooku.

img_3689-small

Jedno zerknięcie i już wiem, że tylko dziś będzie pogodnie – kolejne dwa dni przyniosą zachmurzenie. Może to i dobrze. W tym tygodniu nie mam spotkań poza biurem, a zadania które na mnie czekają będą wymagać wyjątkowego skupienia, co zdecydowanie jest łatwiejsze w deszczowe dni. W Outlooku widzę nie tylko swój osobisty kalendarz. Współdzielę kalendarz całego biura. Widzę też informacje dodatkowe, takie jak dni ustawowo wolne od pracy czy urodziny współpracowników. Nie muszę martwić się że coś mi umknie – dba o to funkcja przypomnień. To całkiem tak, jakbym miała swoją osobistą asystentkę. Tyle że etat asystentki z powodzeniem zastępuje Outlook. Zarządzanie swoim kalendarzem, planowanie spotkań i udostępnianie wolnych terminów zajmuje mi dosłownie kilka chwil.

kalendarz-do-art-small

Zarządzam jednocześnie kilkoma projektami, a co się z tym wiąże – kilkoma grupami roboczymi. Ich członkowie pracują w różnych pokojach, a nawet budynkach należących do firmy. To jednak w żaden sposób nie przeszkadza nam we wspólnej pracy, komunikowaniu się czy udostępnianiu informacji. Umożliwia to m.in. funkcja tworzenia grup w Outlook.

Gdyby ktoś spytał mnie kiedyś bez jakiego jednego narzędzia nie wyobrażam sobie swojej pracy w biurze, bez wahania odpowiedziałabym że właśnie bez Outlooka. W prosty i szybki sposób umożliwia mi on zarządzanie wszystkim tym, bez czego wykonywanie podstawowych prac we współczesnym biurze jest niemożliwe, czyli pocztą, kontaktami i kalendarzem. Dzięki niemu mój czas pracy jest efektywny i zorganizowany.